My Billing – Gestion des ventes : offres, commandes, livraisons et facturation

1. Encodage d’une offre

On commence toujours par créer une offre dans Gestion des ventes. Les zones principales sont : l’identité du client, le bloc Document, le bloc Conditions et les tableaux Affichage Lignes / Encodage Lignes.

Écran Gestion des ventes lors de la saisie d'une offre — Vue générale de l’écran *Gestion des ventes* en création d’offre. La flèche rouge de gauche pointe la zone **Encodage Lignes** (numéro de ligne, type, article ou texte libre, quantité, prix, TVA…). La flèche de droite pointe le bloc **Opérations** avec les boutons *Enregistrer*, *Dupliquer*, etc.

Choix du type de ligne Article ou Libre — Sélection du **type de ligne**. Ici, le type *Article* est choisi dans la liste déroulante (flèche de droite). Le numéro de ligne (flèche de gauche) est proposé automatiquement mais peut être modifié.

Saisie d'une ligne article complète puis ajout — Saisie d’une ligne de type *Article* : référence, description, quantité, unité, prix HTVA et taux de TVA. Cliquer sur **Ajouter / Mettre à jour** pour insérer la ligne dans le tableau *Affichage Lignes*.

Ligne article ajoutée dans le tableau affichage lignes — La ligne d’article apparaît dans le tableau **Affichage Lignes** (ligne 100). Les colonnes indiquent le type, la référence, la description, la quantité, l’unité, le prix, la TVA et le montant HTVA. Les icônes à droite permettent de modifier ou supprimer la ligne.

Changement du type de ligne pour passer à une ligne libre — Pour ajouter une description libre (service, texte complémentaire…), on choisit le type **Libre** dans la liste déroulante *Type*. Le numéro de ligne (ici 200) sera utilisé pour l’ordre d’affichage.

Saisie du texte libre dans la description et ajout de la ligne libre — Saisir le **texte libre** dans la zone *Description*, définir éventuellement la quantité, le prix et la TVA, puis cliquer sur **Ajouter / Mettre à jour**. Cette ligne libre sera facturée comme une ligne normale.

Affichage des lignes article et ligne libre dans le tableau principal — Le tableau **Affichage Lignes** contient maintenant la ligne d’article 100 et la ligne libre 200. Les totaux HTVA, TVA et TVAC sont mis à jour automatiquement dans le bloc *Conditions*.

Préparation d'une nouvelle ligne libre pour conditions générales — Ajout d’une nouvelle ligne libre destinée, par exemple, aux **conditions générales** ou notes particulières. Le texte est saisi dans la description, avec quantité et prix à 0 si la ligne est purement informative.

Offer complète avec ligne article, texte libre et conditions générales — L’offre contient maintenant plusieurs lignes : article, texte libre facturé, conditions générales, etc. On peut ajouter autant de lignes que nécessaire.

2. Lignes libres et insertion de lignes

Les lignes libres permettent d’ajouter du texte non référencé dans le catalogue d’articles. Il est également possible d’insérer une ligne entre deux autres lignes existantes.

Préparation d'une ligne libre facturée — Exemple de ligne libre facturée : description libre, quantité 10, prix 50 €. Le type est **Libre** et l’unité choisie est *FORFAIT (No unit)*.

Affichage de plusieurs lignes libres dans l'offre — Le tableau **Affichage Lignes** montre l’ensemble des lignes : article principal, ligne libre facturée, texte pour conditions générales, etc. Les montants sont recalculés automatiquement.

Préparation pour insérer une ligne avec un numéro intermédiaire — Pour insérer une ligne entre 100 et 200, on encode un **numéro de ligne intermédiaire** (ici 150) dans la zone *Numéro de ligne*, puis on choisit le type et on saisit la description.

Ligne 150 insérée entre 100 et 200 dans le tableau — Après clic sur **Ajouter / Mettre à jour**, la nouvelle ligne 150 apparaît bien **entre** les lignes 100 et 200. Cette technique permet d’intercaler facilement de nouvelles lignes dans un document déjà bien rempli.

Préparation d'une nouvelle ligne article 500 — Ajout d’une nouvelle ligne d’**article** plus loin dans le document en utilisant un numéro de ligne élevé (500). Cela permet de garder une marge pour d’éventuelles insertions intermédiaires ultérieures.

Offer complète prête à être imprimée — L’offre est maintenant complète : toutes les lignes sont encodées, les totaux sont affichés dans le bloc *Conditions*. On peut passer à l’impression de l’offre.

3. Imprimer l’offre en PDF

Une fois l’offre terminée, vous pouvez générer le PDF, l’enregistrer ou l’imprimer pour l’envoyer au client.

Bouton Impression Offres dans le bloc opérations — Dans le bloc **Opérations**, cliquer sur le bouton **Impression Offre** pour générer le PDF de l’offre telle qu’elle est enregistrée.

Affichage du PDF de l'offre dans le navigateur — Le PDF de l’offre s’ouvre dans le navigateur. On y retrouve le logo, les adresses, le détail des lignes et le récapitulatif des montants. Utiliser la barre d’outils du lecteur PDF pour imprimer ou enregistrer le document.

Fenêtre standard d'impression du navigateur — Exemple de fenêtre d’**impression** du navigateur. Choisir l’imprimante, le nombre d’exemplaires et valider l’impression, ou cliquer sur *Annuler* pour fermer sans imprimer.

Retour à l'écran Gestion des ventes après impression — Après fermeture du PDF, retour à l’écran *Gestion des ventes*. L’offre reste accessible via le champ **Recherche Document** ou via l’historique.

4. Transformer une offre en commande

Quand le client accepte l’offre, on la transforme en commande client. Les lignes sont recopiées telles quelles dans la commande.

Confirmation de création de commande à partir de l'offre — Clic sur le bouton **Offre → Commande**. Une fenêtre de confirmation s’ouvre : cliquer sur *Créer la commande* pour générer automatiquement la commande correspondante.

Commande générée à partir de l'offre — La commande nouvellement créée est affichée. Le type de document est maintenant **Commande**, avec un nouveau numéro (CMD-…). On peut adapter la date de livraison, ajouter une remise globale, etc. N’oubliez pas d’**Enregistrer**.

Bouton Commande vers livraison partielle — Dans le bloc *Opérations*, deux boutons sont disponibles : **Commande → Livraison partielle** et **Commande → Livraison complète**. Ici, on prépare une livraison partielle en cliquant sur le premier bouton.

Fenêtre de préparation de livraison partielle — Fenêtre **Livraison partielle**. Pour chaque ligne de la commande, indiquer la quantité à livrer maintenant dans la colonne *À livrer*, puis cliquer sur **Créer la livraison**.

5. Préparer une livraison partielle

Les livraisons sont préparées à partir de la commande. On peut livrer tout ou partie des quantités commandées.

Écran Gestion des livraisons pour un bon en préparation — Après création de la livraison partielle, le document de type **Livraison** apparaît dans l’onglet *Gérer les livraisons*. Le statut indique *Livraison en préparation*.

Historique documents montrant l'offre, la commande et la livraison — En cliquant sur **Historique…**, on voit la chaîne documentaire complète : offre → commande → livraison. Les colonnes *Prêt / À préparer* permettent de suivre les quantités à livrer.

Lien vers module Gérer les livraisons depuis Gestion des ventes — Depuis la commande, un clic sur l’onglet **Gérer les livraisons** ouvre le module de suivi des bons de livraison : préparation, envoi, facturation, etc.

Liste des livraisons à préparer avec actions Voir lignes, PDF, Prêt — Dans la liste *Livraisons à préparer*, chaque livraison dispose des actions **Voir lignes**, **PDF** et **Prêt**. Le bouton *Prêt* indique que la préparation est terminée et que la livraison est prête à partir.

Détail des lignes d'un bon de livraison avec PDF et bouton Prêt — Détail d’un bon de livraison : les lignes à livrer sont affichées. Les boutons **PDF** et **Avec montants / Sans montants** servent à imprimer le document, tandis que le bouton **Prêt** valide la préparation.

Picking list imprimée pour la préparation de la livraison — Exemple de **picking list** (liste de préparation) générée en PDF. On y retrouve la commande d’origine, la quantité à livrer et la case « Prêt ».

6. Picking list et bon de livraison

Lorsque la préparation est terminée, la livraison passe du statut « en préparation » à « prête à partir » puis à « livraison envoyée ». On peut également imprimer le bon de livraison client.

Bouton Prêt sur la ligne de livraison à préparer — Sur la ligne de *Livraisons à préparer*, cliquer sur **Prêt** pour indiquer que le picking est terminé.

Livraison passée dans la liste Livraisons à expédier — La livraison passe alors dans la section **Livraisons à expédier**, avec les actions *Voir lignes*, *PDF*, *Envoyée*, *Mettre en attente*, etc. Le bouton **PDF** génère le bon de livraison client.

Bon de livraison client en PDF — Exemple de **bon de livraison** en PDF. Le document reprend les adresses, la référence de commande, les quantités livrées et les montants (éventuellement après remise).

Confirmation pour passer la commande au statut à facturer — En cliquant sur **À facturer**, une fenêtre demande si la commande liée doit passer au statut **25 (à facturer)**. Confirmer par OK.

7. Marquer la commande « à facturer »

Pour convertir la commande en facture, il faut que son statut soit 25 Commande à facturer. Ce statut est automatiquement mis à jour depuis le module livraisons.

Accès à la gestion des documents de facturation — Dans le module livraisons, l’onglet **Facturation** permet de basculer vers la gestion des commandes à facturer.

Liste des commandes à facturer avec bouton Facturer — Dans la liste **Commandes à facturer**, la commande apparaît avec le bouton **Facturer**. Cliquer sur ce bouton pour créer la facture correspondante.

Facture en création avec lignes issues des livraisons — La facture est créée au statut **40 Facture en création/édition**. Un clic sur **Voir lignes** affiche le détail : chaque livraison génère une ligne de facture.

8. Créer et confirmer la facture

Après vérification des lignes et des montants, la facture peut être confirmée puis envoyée au client.

Détail des lignes de la facture (livraisons et lignes libres) — Détail des lignes de facture : références des bons de livraison, articles, lignes libres… La colonne *Qté facturée* reprend les quantités livrées.

Bouton Confirmer sur une facture à confirmer — De retour sur l’écran de gestion des factures, la facture est dans la section **Factures à confirmer**. Cliquer sur **Confirmer** pour passer au statut **41 Facture prête à partir**.

Facture confirmée prête à être envoyée ou vérifiée Peppol — La facture apparaît maintenant dans la section **Factures à envoyer** avec le statut *41 Facture prête à partir*. Les actions disponibles sont **Voir lignes**, **PDF**, **Mettre en attente**, **Vérifier Peppol** et **Envoyer Email**.

9. Vérifier Peppol, envoyer l’email et clôturer

Selon la configuration du client, la facture peut être envoyée par réseau Peppol, par email, ou par les deux. La vérification Peppol assure que le document respecte les contraintes du réseau.

Fenêtre de vérification Peppol indiquant que le document est prêt — Clic sur **Vérifier Peppol** : un message confirme que le document est prêt pour l’envoi Peppol. Le statut passe à **44 Facture vérifiée**.

Retour au statut 41 facture prête à partir après vérification — Après fermeture de la fenêtre de vérification, la facture revient dans la section *Factures à envoyer* avec le statut 41, mais la vérification Peppol a été effectuée. On peut maintenant choisir **Envoyer Email**.

Message de confirmation Email envoyé avec succès — Clic sur **Envoyer Email** : un message de confirmation *Email envoyé avec succès* s’affiche en haut de l’écran. La facture passe dans la section **Factures envoyées** avec le statut *43 Facture envoyée*.

Facture dans la liste des factures envoyées avec action Clôturer — La facture envoyée apparaît maintenant dans **Factures envoyées**. Pour terminer le cycle, utiliser l’action **Clôturer** lorsque tout est réglé.

Retour à l'écran de facturation montrant la commande à facturer — Rappel : la facturation démarre toujours depuis une **commande à facturer**, elle-même issue d’une offre et de livraisons.

Sélection de la commande dans la boîte de recherche des documents — Sélection d’une commande dans la fenêtre *Recherche de document* : choisir le type **Commande**, indiquer éventuellement un client et cliquer sur la ligne voulue.

Confirmation de livraison totale depuis la commande — Exemple de **livraison complète** : le bouton *Commande → Livraison complète* permet de livrer toutes les lignes en une seule fois. Une fenêtre demande confirmation avant de créer le bon.

Liste des livraisons à facturer avec bon de livraison partiel — Cas de plusieurs livraisons pour une même commande : chaque bon apparaît dans *Livraisons prêtes en attente de facturation*. Lors de la facturation, toutes les livraisons sélectionnées sont regroupées sur une seule facture.

Détail d'un bon de livraison supplémentaire pour les lignes restantes — Détail d’un second bon de livraison (lignes 150 et 200) : il complète la première livraison partielle. Une fois toutes les livraisons facturées, la commande peut être clôturée.

Vous avez maintenant une vue complète du cycle de vente dans My Billing : Offre → Commande → Livraisons → Facture → Envoi / Peppol → Clôture.

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